Referenties

Oscar te Pas, Algemeen Directeur van Ulamo Coating B.V. in Ulft, was de eerste opdrachtgever van Mhitz. Ulamo en Mhitz werken inmiddels een half jaar samen, en dit tot volle tevredenheid.

Een mooie aanleiding om Oscar en Jan Willem Hendriksen, Hoofd Verkoop, te interviewen. Jan Willem houdt zich tevens bezig met de productieplanning en daarom is ook hij uitgenodigd voor dit interview.

Samenwerking en persoonlijke kwaliteiten

De heren geven aan dat de samenwerking met Michiel prima verloopt. Oscar vindt het bijvoorbeeld prettig dat hij met beide voeten op de grond staat. "Geen lange, wollige verhalen, maar duidelijk communiceren en beloften nakomen. Verder heeft Michiel een systematische manier van werken, denkt goed mee en komt zelf met ideeën. Bovendien werkt hij zelfstandig en weet goed met prioriteiten om te gaan." Jan Willem vult aan: "Michiel is behulpzaam en heeft een goed en gemakkelijk contact met de collega's. Ook is hij flexibel waardoor we snel kunnen inspelen op veranderingen, en vlot kunnen bijstellen. Daarnaast denkt hij op managementniveau mee, én vertaalt direct de besproken oplossingen naar de praktijk."

Mhitz als intermediair

Oscar vertelt dat hij in het verleden voor automatiseringsprojecten vaak met verschillende personen van één partner te maken had. "Nu verlopen de contacten alleen via Michiel en heb ik daardoor zelf nog maar één aanspreekpunt. Dit betekent voor Ulamo korte lijnen en transparantie, en dat werkt voor mij erg prettig."

Herstructurering Ulamo Metaal smaakt naar meer

Binnen Ulamo zijn meerdere werkmaatschappijen actief, waaronder Ulamo Coating en Ulamo Metaal. Oscar: "Voorheen gebruikten wij de ERP-oplossing Improve. Na de overname van Improve door een Navision-partner zijn zowel Ulamo Metaal als Ulamo Coating in 2010 gemigreerd naar MS Dynamics NAV 2009 (Navision). De processen van Ulamo Metaal zijn tijdens die implementatie onder leiding van onze eigen projectleider succesvol geherstructureerd en aangepast op de nieuwe software."

"Tijdens de implementatie bij Ulamo Coating kozen we er wegens tijdgebrek voor om zoveel mogelijk de bestaande werkwijzen die we in Improve hadden te behouden. Gevolg was dat we te weinig gebruik maakten van de mogelijkheden die Dynamics NAV biedt," vertelt Oscar. "De succesvolle herstructurering bij Ulamo Metaal wilden wij ook bij Ulamo Coating doorvoeren."

Kat in 't bakkie

Oscar: "Precies op dat moment belde Michiel. Hij was net gestart met zijn eigen bedrijf Mhitz ERP Services en bleek de juiste man voor ons. We kwamen snel tot duidelijke afspraken en een overeenkomst. Nu kon ook de verdere optimalisatie bij Ulamo Coating opgepakt worden."

Spreiden en borgen van kennis

"Michiel heeft inmiddels goed inzicht in onze bedrijfsprocessen. Hij werkt systematisch en documenteert nagenoeg alle proces- en programma-aanpassingen. We zijn er nu dus van verzekerd dat de kennis binnen onze organisatie beschikbaar is én behouden blijft."

Herstructurering Ulamo Coating

Een paar voorbeelden van door Michiel gerealiseerde projecten:

Verbeterde rapportage: meten is weten

Veel rapporten werden in het verleden handmatig uit Navision gehaald. Dat werd voor sommige rapporten dagelijks gedaan, en dat vroeg iedere dag weer tijd. Voor een aantal werd het om die reden slechts maandelijks gedaan. "Gevolg hiervan was dat belangrijke cijfers vaak later beschikbaar kwamen. Michiel heeft met behulp van Jet Reports een aantal slimme managementrapportages gemaakt die dagelijks automatisch worden gedistribueerd," aldus Oscar.

Jan Willem vertelt: "'s Morgens staat er in onze mailbox een performanceoverzicht voor ons klaar. Dit bespreken we tijdens het dagelijks planningsoverleg en geeft ons snel inzicht in de prestatie van de productieorders van de vorige dag. Bij afwijkingen kunnen we nu zeer snel schakelen en maatregelen treffen. Een planningshorizon landt 's middags om 12 uur automatisch in onze mailbox. Deze geeft de productiebezetting voor de komende 10 dagen grafisch weer. Voor ons is dit een belangrijk overzicht waarmee we direct kunnen bepalen of we met eigen mensen overuren moeten draaien of extra (tijdelijk) personeel moeten inzetten. Overigens kunnen we dit overzicht ook de hele dag door volgen. Michiel heeft er voor gezorgd dat ieder kwartier een html-pagina met deze informatie wordt ververst." Oscar: "Aan het eind van de middag, na de facturering, komt er tenslotte een e-mailbericht binnen met een aantal commerciële kengetallen: omzet per maand (en afwijking t.o.v. budget), omzet per jaar (en afwijking t.o.v. budget), orderportefeuille, enz." Overigens wordt dit laatste rapport niet alleen door Ulamo Coating gebruikt. Ook andere werkmaatschappijen binnen Ulamo maken hier dankbaar gebruik van.

"Voor al deze rapporten geldt dat we nu nog sneller over objectievere en meer gerichte informatie beschikken dan wij voor die tijd al hadden," vertelt Oscar. "We hebben inzicht gekregen in belangrijke stuurgegevens en de informatie is transparant. Daardoor kunnen we nu beter focussen, sneller en effectiever schakelen en bijsturen."

"Dankzij deze verbeterde informatie kunnen we binnenkort meerdere vertaalslagen maken naar verbeteringen en concrete acties die de efficiency verder verhogen," sluit Oscar dit onderwerp af.

Automatisch gereed melden orders

Jan Willem: "Bijna al onze klanten leveren hun te coaten materiaal zelf aan en halen het ook weer bij ons op. Ik werd vaak gebeld door klanten met de vraag of hun materiaal al voor afhalen gereed stond. Dit zorgde voor veel onnodige communicatie en onrust. Michiel heeft vervolgens optimaal gebruik gemaakt van Zetadocs voor Navision. Dit pakket hadden we al in huis, maar gebruikten we slechts beperkt. Nu ontvangt de klant, zodra de productieafdeling de order gereed meldt, automatisch een e-mailbericht met afleverbon. De klant is blij dat hij actief over zijn orderstatus wordt geïnformeerd. En ik word veel minder gebeld over levertijden."

Onverwacht resultaat uit onze investering

"Inmiddels maken we ook beter gebruik van een aantal 'verborgen' onderdelen van de software. Zomaar een aantal voorbeelden: digitale facturatie met behulp van Zetdadocs Send, digitale registratie inkoopbevestigingen in Navision met behulp van Zetadocs Capture, inkoopoverzichten over de werkmaatschappijen heen, maandelijks omzet- en performance-overzicht per klant, optimalisatie van het inkoopvoorstel, enz."

Nog in de planning

Oscar: "Maar dit proces is nog niet afgerond. Er is afgelopen half jaar al veel gerealiseerd, maar er staat nog een aantal belangrijke projecten op stapel. Zo zullen we de orderinvoer en de daaraan ten grondslag liggende stambestanden vereenvoudigen. Daarnaast implementeert Michiel Navision CRM bij Ulamo Coating. We overwegen verder de inzet van e-Con als tool om de orderinvoer te optimaliseren, het eenvoudig kopiëren van artikelen, klanten en leveranciers, en het vereenvoudigen van het uitbestedingsproces. Ook gaan we onderzoeken of we effectief gebruik kunnen maken van de Document Workflow-functionaliteit die onze licentie biedt."

Over Ulamo Coating
De duiven van opa hebben Ulamo geen windeieren gelegd!

Al ruim 50 jaar is Ulamo een echt familiebedrijf, dat in 1961 werd opgericht door de toen 50-jarige Jan te Pas. Het startkapitaal verkrijgt hij door de verkoop van zijn duiven. Hij begint in een schuurtje met het ontvetten van gaskachels. Vervolgens werd het natlakken en nog later poedercoaten. Alle zes zonen van Jan te Pas komen in de loop van de jaren in het bedrijf werken. Nu wordt de directie gevormd door de derde generatie Te Pas.

Ulamo anno 2012

Ulamo Coating B.V. is tweelaags coatingspecialist in één procesgang. Levert supersnel dankzij verschillende productie-units op diverse locaties. Van schapdrager tot complete gevel, van brievenbus tot vlaggenmast. U kunt bij Ulamo Coating terecht voor het poedercoaten van de meest uiteenlopende producten en toepassingen. Zolang de ondergrond van uw product een metaal is, kan Ulamo het van een duurzame poedercoating voorzien. Met inmiddels ruim 50 jaar ervaring in de oppervlaktebehandeling geeft Ulamo kleur, kwaliteit en duurzaamheid aan de conservering van aluminium, staal, roestvaststaal en thermisch verzinkt staal. Klanten door heel Nederland, Duitsland en ver daarbuiten laten dagelijks en projectmatig de oppervlaktebehandeling door Ulamo Coating verzorgen. Deze jarenlange ervaring heeft Ulamo gemaakt tot dé specialist. Door de professionele aanpak, innovatieve processen, technische know-how in combinatie met korte levertijden, garandeert Ulamo de hoogste kwaliteit van ontwerpfase tot oplevering.

Ulamo Coating maakt zich sterk voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door chroomvrij voor te behandelen. Immers, kwaliteit in combinatie met oog voor mens en milieu gaan hand in hand. Ulamo is in het bezit van de Qualicoat-, Qualisteelcoat-, Qualimarine- en GSB-certificaten en conformeert zich aan de geldende Visem kwaliteitseisen, DIN, ISO- en VMRG-normen.